GHK Management Consulting GmbH: Die Transformations-Spezialisten aus Frankfurt

Um nach einer Vielzahl von Akquisitionen mit heterogenen IT-Systemen dennoch nachhaltig steuerbar und transparent zu bleiben, führte eine schnell wachsende Pflegeheimgruppe ein Business Intelligence (BI) Tool ein, mit dem nun eine Steuerung operativer und finanzieller KPIs auf tagesaktueller Basis möglich ist.
 

Insbesondere bei Geschäftsmodellen mit Filialcharakter und zentraler Verwaltung werden detaillierte und hochverfügbare Steuerungsmechanismen benötigt. Bedingt durch ein stark akquisitionsgetriebenes Wachstum leidet häufig die Transparenz und Datenqualität der genutzten IT-Systeme, was die Steuerung deutlich erschwert.

In der Pflegeheimgruppe führt das FiBu-System keinen Zentralmandanten und lässt wegen der Mehrfachanlagen von Stammdaten, die nicht immer deckungsgleich sind, auch keine konzernweiten Analysen zu. Die Erstellung des Konzernberichtswesens und tiefergehender Analysen ist folglich sehr aufwändig und fehleranfällig. Eine systemgestützte Konsolidierung der Finanzberichte ist somit ebenso wenig möglich.

Neben den ERP-Funktionen ‚Finanz- und Lohnbuchhaltung‘ werden auch weitere Vorsysteme als Frontend-Systeme, wie bspw. Bewohnerverwaltungs- und Dienstplanungsprogramme, genutzt. Diese geben Daten zu Zwecken der Umsatz- und Lohnerfassung weiter an das ERP.

Eine transparente Steuerung nicht nur auf Basis teilweise zu spät verfügbarer Finanzkennzahlen, sondern auch auf Basis der operativen Leistungsdaten aus den Vorsystemen, wurde durch die Systemvielfalt behindert.

Eine kostspielige und arbeitsintensive Option, dieser Systemvielfalt und den Steuerungshürden zu begegnen, ist, alle vorhandenen Systeme durch ein einheitliches ERP-System, das alle Funktionen in einer Lösung anbietet, abzulösen. Diese Option wurde wegen des ausbleibenden Nutzens für die operativen Tätigkeiten und hohen Aufwands verworfen.

Da die aktuelle Systemlandschaft aber alle operativen Anforderungen, die das Geschäftsmodell mit sich bringt, zufriedenstellend löst, ist die günstigere Lösung, ein Business Intelligence (BI) Tool zu implementieren. Dieses kann auf Grundlage der einzelnen Systeme sowohl das Reporting als auch die Konzernkonsolidierung automatisieren und gibt damit der Geschäftsführung, dem Controlling und den operativen Leistungsträgern die Informationen, die sie für eine effiziente Steuerung benötigen, ohne den Geschäftsalltag zu behindern.

Mit der Entscheidung für die Einführung eines BI-Tools begann die operative Projektarbeit. Zwecks Ausschreibung und Auswahl des richtigen Anbieters galt es, die Erfolgskriterien für die Einführung eines BI-Tools aufzunehmen, und vertiefend alle Anforderungen zu entwickeln.

Eine der Hauptanforderungen des Mandanten war es, das bestehende Reporting vollständig durch das BI-Tool automatisiert erstellen zu lassen. Hierzu identifizierte die GHK Management Consulting GmbH (GHK) im ersten Schritt alle relevanten Vorsysteme und verschaffte sich ein detailliertes Bild über die bestehenden Kennzahlen und Reports. Um die Ziele des Mandanten erreichen zu können, mussten in enger Zusammenarbeit mit den Vorsystemanbietern sowohl die Übertragung der Daten an das BI-Tool als auch die Verknüpfung der Daten im BI-Tool ermöglicht werden. Dabei hat GHK beim Design und der Umsetzung der Schnittstellen maßgeblich unterstützt. Da nicht alle Anbieter über entsprechende Erfahrung verfügten, mussten Schnittstellen und Prozesse teilweise vom Grunde auf entwickelt werden.

Erst nachdem klar war, ob und wie die Daten der Vorsysteme für ein Datenmodell zur Verfügung stehen würden, konnte ein fundierter Ausschreibungsprozess begonnen werden.

GHK übernahm als neutraler Partner die Organisation und Durchführung des Ausschreibungsprozesses. Bei der Erstellung der Longlist wurden bereits alle Systeme, welche die funktionalen und branchenspezifischen Anforderungen nicht erfüllten ausgeschlossen. Mit Hilfe der erstellten Lastenhefte und der technischen Bewertung entstand als Ergebnis der Vorauswahl die Shortlist.

Der daraufhin durchgeführte Proof of Concept bildete die Basis des finalen Auswahlprozesses. Die intensive Kommunikation und Abstimmung mit Anbietern und Stakeholdern sorgte für einen transparenten und vor allem zielführenden Ausschreibungsprozess. Auf die Prüfung der Erfüllbarkeit aller Anforderungen mit den Anbietern der Shortlist folgten die Angebotsverhandlungen.

Durch die Erstellung von Anbieterbewertungen, die als Entscheidungsgrundlage für den Mandanten dienten, sowie der auf Erfahrung basierenden Entscheidungsempfehlung von GHK, wurde ein geeignetes BI-System ausgewählt – die Wahl fiel auf Infor.

Der Wunsch des Mandanten war es, sich durch ein Festpreisangebot vor Budgetüberschreitungen zu schützen. Hierzu fügte GHK die Anforderungen zu einem sogenannten Blue Print zusammen. Dieser diente dem potenziellen Softwarelieferanten als Basis zur Angebotserstellung und im weiteren Prozess als Grundlage für die Umsetzung.

Nach erfolgreichem Vertragsabschluss mit Infor unterstützte GHK den Mandanten weiterhin bei der Projektdurchführung – sowohl in leitender Rolle als auch als Projektmitarbeiter. So wurden unter anderem Workshops koordiniert und durchgeführt, in denen Kennzahlen und die Inhalte der Reports besprochen und abgestimmt wurden. Über das Ziel der statischen Ablöse der aktuellen Berichte hinaus, hat GHK dabei die bestehenden Reports und Kennzahlen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen inhaltlich weiterentwickelt. Ebenfalls wurde die geplante Erweiterung des BI-Tools über das Reporting hinaus bereits in diesem Projektschritt vorbereitet. Die Erweiterung beinhaltete die Konsolidierung der Finanzberichte, eine systemgestützte Forecast- und Budget-Erstellung und Workflow-Management.

Dem Motto folgend, dass Systeme die (schlechte) Daten berichten, die vorher (schlecht) eingegeben wurden, war die Prüfung und Korrektur von Stamm- und Bewegungsdaten eine wesentliche Herausforderung. Durch Unterstützung in der Sicherung der Datenqualität konnte GHK die Mitarbeiter des Mandanten entlasten, sodass diese sich auf das operative Geschäft konzentrieren konnten.

Da einige Schnittstellen von den Frontendanbietern neu definiert werden mussten, war sowohl eine inhaltliche als auch technische Prüfung vor Abnahme der Schnittstellen essenziell. Nach Überprüfung der Datenqualität hat GHK auch die Nacharbeiten überwacht und koordiniert.

Trotz des engen Zeitfensters wurden sowohl die Daten aus den Schnittstellen als auch das BI-System vollumfänglich getestet. Zu diesem Zweck hat GHK so genannte Use Cases (Testszenarien) über mehrere Prozessschritte und Systeme hinweg entwickelt, um den Datenfluss und die Datenvalidität zu testen.

Im letzten Schritt wurden die Mitarbeiter gemeinsam von dem BI-Anbieter und GHK geschult, um unter anderem auch die Reports später selbstständig im System anlegen zu können. Im Anschluss daran wurde das System an den Mandanten übergeben.

Der Go-live erfolgte fristgerecht und nahe am vereinbarten Budget. Nicht zuletzt ist dies der detaillierten Vorarbeit, gründlichen Ausschreibung und den damit nur in geringem Umfang notwendigen Change Requests geschuldet.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile aus dem Einbinden eines neutralen Partners:

1. Die Arbeitskraft eines Projektpartners ist flexibel skalierbar und entlastet die Mitarbeiter des Mandanten – gerade in einer Systemeinführung droht entweder das Projekt oder das operative Geschäft vernachlässigt zu werden
2. Ein erfahrener Partner mit IT- und Finanzhintergrund unterstützt den Mandanten mit Expertenwissen und ermöglicht Verhandlungen auf Augenhöhe mit den Dienstleistern
3. Vorkenntnisse des neutralen Partners über die Geschäftsbedürfnisse und Prozesse des Mandanten führen zu einem schlanken Prozess
4. Der Partner kann Schwächen der Frontendanbieter, wie zum Beispiel mangelndes Vorwissen in der Datenverarbeitung und -Analyse, ausgleichen
5. Durch seine fachliche Expertise und Einarbeitung im Projekt bietet ein externer Partner die flexible interimistische Übernahme der Systemadministration und ermöglicht einen reibungslosen Knowhow-Transfer auf interne Ressourcen

Final hat die GHK die Pflegeheimgruppe dabei begleitet, ein BI-Tool einzuführen, dass einen messbaren Mehrwert für das Management zur operativen Steuerung leistet.

Zitate zum Abschluss:

„GHK war definitiv der richtige Partner für die Implementierung unseres BI-Tools. Ein Fokus lag auf der Zusammenführung der Daten zu einem aussagekräftigen Datenmodell. Hierbei gelang es trotz widriger Umstände eines der beiden Datenlieferanten alle Vorsysteme erfolgreich einzubinden. Dadurch konnte die operative und strategische Steuerung unseres Unternehmens nachhaltig optimiert werden.“
Gernot Schneider, Projektleiter Pflegeheimgruppe

„Da die GHK als unser dauerhafter Ansprechpartner verfügbar war, konnten inhaltliche und organisatorische Themen immer zeitnah geklärt und umgesetzt werden. Das Team der GHK hat mit seiner fachlichen Expertise und seinem technischen Know-how maßgeblich zum erfolgreichen Projektabschluss beigetragen.“
Kerstin Fechner, Projektleiterin, Infor

„Aufgrund der strukturierten Organisation und Vorarbeit der GHK beim Ausschreibungsprozess, konnten wir uns bereits frühzeitig ein konkretes Bild über die Projektanforderungen machen. Dies vereinfachte die Erstellung eines validen Angebots, welches nah an den finalen Kosten lag, deutlich.“
Rainer Frieb, Director Sales, Infor