Erfolgreiches Projektmanagement

IT-Projekte starten häufig mit unklaren Zielen und widersprüchlichen Erwartungen. Die Projektplanung ist unvollständig und berücksichtigt nicht hinreichend die Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen. Abhängigkeiten verschiedener Sachverhalte werden nicht angemessen erfasst. Auf Basis der Pläne starten die Aktivitäten.

Schon nach kurzer Zeit gerät das Projektteam in Verzug, zudem ändern sich Ziele und Erwartungen. Es besteht kein konsequentes und ehrliches Projektmanagement, welches frühzeitig die Schwachstellen identifiziert und kommuniziert.
In der Folge ist die Umsetzung gefährdet – zeitlich, inhaltlich und hinsichtlich der Kosten.

Herausforderungen

60-70%
aller IT-Projekte gelten als nicht erfolgreich

19%
der IT-Projekte werden komplett aufgegeben

50%
aller IT-Projekte liegen außerhalb Time & Budget

„Erfolgreiches Projektmanagement“

1. Ein Kunde hat sich durch Unternehmenszukäufe vergrößert.
2. Die IT-Landschaft ist zersplittert: Unterschiedliche Tools werden für prinzipiell gleiche Prozesse verwendet. Das betrifft auch die verschiedenen im Einsatz befindlichen Zeiterfassungssysteme.
3. Es besteht der klare Wunsch der Unternehmensleitung, zunächst sieben verschiedene Zeiterfassungssysteme abzulösen und durch eine hochmoderne Cloud-Anwendung mit direkter Anbindung an das zentrale ERP zu ersetzen. Allerdings besteht wenig Eigeninteresse der jeweiligen dezentralen Einheiten, auf ein neues Tool zu wechseln.
4. Inhaltliche Vorarbeiten sind zu leisten. Definitionen sind anzugleichen, auch die Vorgehensweise bei der Bedienung des neuen Zeiterfassungssystems ist zu harmonisieren. Neue Schnittstellen sind zu definieren und zu implementieren.
5. Es ist ein Projektplan erforderlich, der für die verschiedenen Beteiligten der unterschiedlichen Einheiten definiert, was jeweils bis wann zu erledigen ist. Dabei sind die Ziele klar zu definieren und die erwarteten Ergebnisse auf der Zeitachse.

Lösungsansatz

1. Sicherstellung der Einhaltung der geplanten Kosten und Termine durch praxisnahe Unterstützung, transparente Planung sowie systematisches und diszipliniertes Projektmanagement.
2. Klare Formulierung des Gesamtprojektziels mit dem Kunden. Das Gesamtprojekt wird in Teilprojekte zerlegt, die als messbare Zwischenergebnisse des Projektes dienen.
3. Transparente Zuordnung der erforderlichen Aktivitäten an die jeweiligen Verantwortlichen. Abstimmung der Aktivitäten und Vereinbarung einer verbindlichen Zeitplanung. Festlegung eines kritischen Erfolgspfads. Formulierung von Meilensteinen, deren Fortschritt systematisch gemessen wird. Erfassung, Formulierung und Kommunikation jeglicher Umstände, die das Projekt oder den Zeitplan in Gefahr bringen könnten. Rechtzeitige Erarbeitung von Gegenmaßnahmen und Lösungsmöglichkeiten.
4. Systematische Dokumentation des Projektstatus. Erforderliche Entscheidungen werden in Regelterminen auf verschiedenen Ebenen adressiert. Nutzung fortlaufender Arbeitstermine des Projektteams, wöchentlicher Statusmeetings und regelmäßiger Treffen im Steuerungs-Komitee zur Abstimmung.
5. Die Mitarbeitenden im Projekt werden vollumfänglich in die Entwicklung der Lösung einbezogen. Es werden Owner und Key-User für das neue System ausgewählt. Das neue Zeiterfassungssystem wird vor dem Go-Live end-to-end getestet und abgenommen.